Chatbot amb IA per a gestories: menys trucades i tràmits avançats

El coll d’ampolla que no hauria de tenir cap gestoria

Hi ha un patró que es repeteix a gairebé totes les gestories de mida mitjana: l’equip és competent, coneix els tràmits, treballa bé. Però la meitat de la seva jornada se’n va en atenció al client que es podria automatitzar sense perdre qualitat.

No és un problema de persones, és un problema de disseny. Quan el mateix canal que fa servir el client per preguntar si ja està llest el seu expedient és el mateix que fa servir per iniciar un tràmit nou, tot el flux es barreja. El gestor que està processant una transferència ha de parar per dir a algú quins documents necessita per a la següent.

Separar la capa informativa de la capa de treball és exactament allò que fa l’assistent virtual. No canvia com treballa la gestoria: canvia qui respon les preguntes que no necessiten un gestor per respondre’s.

Què resol el chatbot de Glofera al dia a dia de la teva gestoria

Informació sobre tràmits sense ocupar l’equip

Transferències de vehicles, altes al RETA, constitució de societats, tràmits de trànsit, permisos, gestions laborals, declaracions fiscals. Per a cada tipus de tràmit, el chatbot coneix la documentació necessària, el cost orientatiu, els terminis habituals i les particularitats més freqüents. El client rep una resposta precisa en segons, sense esperar que algú pengi una altra trucada.

Estat de l’expedient en temps real

Una de les consultes més habituals en qualsevol gestoria és la més frustrant per a l’equip: el client que truca per tercera vegada per saber si ja està llest. Amb el chatbot configurat, el client pot consultar l’estat del tràmit directament per WhatsApp i obtenir una resposta actualitzada sense que ningú s’hagi d’interrompre. Menys trucades de seguiment, menys interrupcions, mateixa informació.

Gestió de cites amb la documentació inclosa

Quan un client demana cita, el més habitual és que arribi sense els papers que necessita. El chatbot elimina aquest problema: en confirmar la cita, envia automàticament la llista exacta de documentació segons el tràmit que voleu fer. El client arriba preparat, la cita dura menys i el gestor pot atendre més casos al mateix temps.

Captació fora d’horari sense perdre cap interessat

Molta gent busca gestoria fora de l’horari laboral: després de treballar, el cap de setmana, quan acaben de rebre un requeriment d’Hisenda o quan per fi tenen una estona per pensar en aquest tràmit que fa mesos que ajornen. Sense chatbot, aquesta consulta espera fins dilluns. Amb l’assistent virtual, rep informació immediata, les dades queden registrades i l’equip la troba dilluns amb el context complet.

Derivació intel·ligent al gestor adequat

En gestories amb diversos especialistes per àrea —tràfic, laboral, fiscal, mercantil— el chatbot identifica des del primer missatge quin tipus de tràmit necessita el client i el dirigeix ​​al gestor correcte. Res de derivacions internes, res de repetir el cas a dues persones diferents. El client arriba on ha d’arribar des del primer contacte.

La diferència entre un chatbot genèric i un fet per a gestories

Un xatbot genèric pot respondre preguntes simples. Però una gestoria no té preguntes simples: té tràmits específics, amb documentació específica, terminis que canvien segons la comunitat autònoma i casos que de vegades tenen matisos que el sistema ha de saber fer servir.

A Glofera no muntem un bot de respostes automàtiques i t’hi deixem. Analitzem els tràmits que gestiona la teva gestoria, els preus que apliques, les preguntes que l’equip rep més, com està organitzada l’agenda i quina informació necessita el client abans de venir. Amb això construïm els fluxos de conversa, els provem amb casos reals i els ajustem fins que funcionin com a part natural del servei. No com un afegit tecnològic, sinó com un membre més de l’equip que sempre està disponible i mai no s’equivoca a donar les dades bàsiques.

Preguntes freqüents sobre chatbots per a gestories

Quins tipus de tràmits pot gestionar el xatbot per a gestories?

Resol consultes sobre transferències de vehicles, altes i baixes d’autònoms, constitució de societats, tràmits de trànsit, gestions laborals, declaracions fiscals i qualsevol altre tràmit habitual. Informa sobre documentació necessària, terminis, costos orientatius i estat dels expedients en curs.

Podeu informar el client sobre l’estat del vostre tràmit?

Sí. L’assistent virtual pot consultar l’estat dels expedients en curs i comunicar-ho al client de manera immediata, sense que ningú de l’equip hagi d’interrompre la feina per respondre una trucada o un missatge.

Quant de temps es triga a posar-lo en marxa?

Aproximadament dues setmanes des de lanàlisi inicial. Adaptem els fluxos als tràmits de la vostra gestoria, configurem la informació de cada servei i formem l’equip abans del llançament. No heu de tocar res.

Compleix el RGPD?

Sí. El sistema compleix amb el RGPD i inclou gestió del consentiment i protocols de tractament de dades adaptades al sector, on es maneja informació personal i documental sensible dels clients.

Podeu gestionar les cites de la gestoria?

Sí. L’assistent virtual proposa disponibilitat real de l’equip, confirma la cita amb el client i envia el recordatori automàtic amb la llista de documentació que ha de portar segons el tràmit que s’ha de fer.

Funciona per a gestories amb diversos tipus de serveis?

Sí. El sistema identifica al primer contacte quin tipus de tràmit necessita el client i el dirigeix ​​al flux correcte: fiscal, laboral, de trànsit, mercantil o qualsevol altra àrea. Cada flux té la pròpia lògica i documentació específica.