Centraleta virtual per a restaurant i hostaleria: no perdis reserves

El telèfon en hostaleria: el canal més descuidat

En el sector de l’hostaleria, el telèfon continua sent el canal principal per a reserves, consultes de carta, peticions especials i esdeveniments privats. Però és també el canal més difícil d’atendre quan l’equip està en ple servei.

Sense una gestió estructurada de les trucades:

• Les reserves de cap de setmana es perden els divendres al migdia.
• Les consultes per a esdeveniments privats mai arriben al responsable correcte.
• No hi ha registre de quantes trucades no es van atendre ni de qui va trucar.
• El client que truca fora d’horari no rep ni un missatge de resposta.

Com gestiona les trucades un restaurant amb Glofera Connect

Cua d’espera amb missatge personalitzat

Quan totes les línies estan ocupades, el client escolta un missatge teu: «Estem atenent altres trucades. En un moment estarem amb tu.» No penja. Espera. I quan pot, algú de l’equip l’atén.

Bústia intel·ligent fora d’horari

Fora de l’horari de servei, la trucada va directament a una bústia amb la teva veu: «Gràcies per trucar a [nom]. El nostre horari d’atenció és de X a X. Pots deixar-nos un missatge i et truquem demà.» El client sap que l’atendran. No marxa a la competència.

Desviament al responsable de reserves o esdeveniments

Tens una persona específica que gestiona els esdeveniments privats? La centraleta pot detectar quan algú prem l’opció de «esdeveniment o celebració» i desviar directament a aquesta persona, encara que estigui fora del local.

Número únic per a totes les teves ubicacions

Si tens més d’un local, el client truca sempre al mateix número. Internament, la trucada es dirigeix al local correcte segons la selecció del client. Una gestió centralitzada, sense confusió.

Registre de trucades perdudes

Cada trucada que no es respon queda registrada amb el número i l’hora. En acabar el servei, l’encarregat pot revisar la llista i retornar les trucades. Reserves que en cas contrari s’haurien perdut per sempre.

Sense instal·lar res, sense canviar el número

La centraleta virtual funciona sobre la teva infraestructura actual. No cal instal·lar equips físics, no cal canviar el número de telèfon del local i l’equip comença a fer-la servir en qüestió de dies.

Nosaltres configurem el protocol complet: locucions, horaris, desviaments, bústia. Tu ens dius com funciona el teu local i nosaltres ho traslladem a la centraleta.

Preguntes freqüents sobre centraleta virtual per a restaurants i hostaleria

Pot el sistema diferenciar entre una reserva normal i una consulta per a un esdeveniment privat?

Sí. El menú de locució pot incloure una opció específica per a esdeveniments i celebracions — «si truques per organitzar un esdeveniment o celebració, prem 2» — que desvia directament al responsable d’aquest tipus de reserves, encara que estigui fora del local. Així les consultes de grups grans o esdeveniments d’empresa no queden enterrades entre les reserves del cap de setmana i arriben sempre a qui les pot gestionar.

Què passa amb les trucades que entren el divendres al migdia quan el servei està a topall?

Exactament el que tu decideixis d’entrada. Les opcions més habituals en restaurants: cua d’espera amb missatge personalitzat perquè el client sàpiga que hi ha algú a l’altra banda, desviament al mòbil de l’encarregat si l’equip no pot atendre en aquell moment, o bústia de veu que registra el número per retornar-li la trucada en acabar el servei. El que no passa és que la trucada desaparegui sense rastre.

Com es gestiona la diferència entre l’horari de cuina i l’horari d’atenció telefònica?

Són configurables per separat. Pots definir que el telèfon atén trucades des de les 11h encara que el servei no comenci fins a les 13h, i que fora d’aquest horari activi automàticament la bústia amb el teu missatge. Els festius, el tancament d’agost o el descans setmanal es programen amb antelació — el sistema ho aplica sol sense que ningú hagi de recordar-se de canviar-ho cada vegada.

Les trucades perdudes queden registrades per poder retornar les reserves?

Sí. Cada trucada que no s’atén queda registrada amb el número i l’hora exacta. En acabar el servei, l’encarregat té la llista completa i pot retornar les trucades per ordre. En la majoria de casos, la persona que va trucar per reservar continua interessada si la truquen en les hores següents. El problema fins ara no era la manca d’interès del client — era que ningú sabia que havia trucat.

Funciona si tenim diversos locals amb números de telèfon diferents?

Sí. Pots mantenir els números actuals de cada local o unificar-los sota un número central amb un menú que dirigeixi al local correcte. Si un client truca per reservar al local de Gràcia i hi ha saturació de línies, la trucada pot redirigir-se al coordinador de reserves sense que el client noti res. També pots gestionar les estadístiques de trucades de tots els locals des d’un únic panell.

L’equip de sala necessita formació per fer servir la centraleta?

No. L’equip treballa exactament igual que abans: agafen el telèfon quan sona. El que canvia és el que passa quan no el poden agafar — i això ho gestiona el sistema automàticament segons el protocol que configurem. Ningú ha d’aprendre a fer servir cap programari nou ni canviar la seva manera de treballar.