Centralita virtual para restaurante y hostelería: No pierdas reservas

El teléfono en hostelería: el canal más descuidado

En el sector de la hostelería, el teléfono sigue siendo el canal principal para reservas, consultas de carta, peticiones especiales y eventos privados. Pero es también el canal más difícil de atender cuando el equipo está en pleno servicio.

Sin una gestión estructurada de las llamadas:

• Las reservas de fin de semana se pierden los viernes al mediodía.
• Las consultas para eventos privados nunca llegan al responsable correcto.
• No hay registro de cuántas llamadas no se atendieron ni de quién llamó.
• El cliente que llama fuera de horario no recibe ni un mensaje de respuesta.

Cómo gestiona las llamadas un restaurante con Glofera Connect

Cola de espera con mensaje personalizado

Cuando todas las líneas están ocupadas, el cliente escucha un mensaje tuyo: «Estamos atendiendo otras llamadas. En un momento estaremos contigo.» No cuelga. Espera. Y cuando puede, alguien del equipo le atiende.

Buzón inteligente fuera de horario

Fuera del horario de servicio, la llamada va directamente a un buzón con tu voz: «Gracias por llamar a [nombre]. Nuestro horario de atención es de X a X. Puedes dejarnos un mensaje y te llamamos mañana.» El cliente sabe que le atenderán. No se va a la competencia.

Desvío al responsable de reservas o eventos

¿Tienes una persona específica que gestiona los eventos privados? La centralita puede detectar cuando alguien pulsa la opción de «evento o celebración» y desviar directamente a esa persona, aunque esté fuera del local.

Número único para todas tus ubicaciones

Si tienes más de un local, el cliente llama siempre al mismo número. Internamente, la llamada se dirige al local correcto según la selección del cliente. Una gestión centralizada, sin confusión.

Registro de llamadas perdidas

Cada llamada que no se coge queda registrada con el número y la hora. Al terminar el servicio, el encargado puede revisar la lista y devolver las llamadas. Reservas que en otro caso se habrían perdido para siempre.

Sin instalar nada, sin cambiar el número

La centralita virtual funciona sobre tu infraestructura actual. No hay que instalar equipos físicos, no hay que cambiar el número de teléfono del local y el equipo empieza a usarla en cuestión de días.

Nosotros configuramos el protocolo completo: locuciones, horarios, desvíos, buzón. Tú nos dices cómo funciona tu local y nosotros lo trasladamos a la centralita.

Preguntas frecuentes sobre centralita virtual para restaurantes y hostelería

¿Puede el sistema diferenciar entre una reserva normal y una consulta para un evento privado?

Sí. El menú de locución puede incluir una opción específica para eventos y celebraciones — «si llamas para organizar un evento o celebración, pulse 2» — que desvía directamente al responsable de ese tipo de reservas, aunque esté fuera del local. Así las consultas de grupos grandes o eventos de empresa no quedan enterradas entre las reservas del fin de semana y llegan siempre a quien puede gestionarlas.

¿Qué pasa con las llamadas que entran en viernes al mediodía cuando el servicio está a tope?

Exactamente lo que tú decidas de antemano. Las opciones más habituales en restaurantes: cola de espera con mensaje personalizado para que el cliente sepa que hay alguien al otro lado, desvío al móvil del encargado si el equipo no puede atender en ese momento, o buzón de voz que registra el número para devolverle la llamada al terminar el servicio. Lo que no ocurre es que la llamada desaparezca sin rastro.

¿Cómo se gestiona la diferencia de horario entre el horario de cocina y el horario de atención telefónica?

Son configurables por separado. Puedes definir que el teléfono atiende llamadas desde las 11h aunque el servicio no empiece hasta las 13h, y que fuera de ese horario active automáticamente el buzón con tu mensaje. Los festivos, el cierre de agosto o el descanso semanal se programan con antelación — el sistema lo aplica solo sin que nadie tenga que acordarse de cambiarlo cada vez.

¿Las llamadas perdidas quedan registradas para poder devolver las reservas?

Sí. Cada llamada que no se atiende queda registrada con el número y la hora exacta. Al terminar el servicio, el encargado tiene la lista completa y puede devolver las llamadas por orden. En la mayoría de casos, la persona que llamó para reservar sigue interesada si le llaman en las siguientes horas. El problema hasta ahora no era la falta de interés del cliente — era que nadie sabía que había llamado.

¿Funciona si tenemos varios locales con números de teléfono distintos?

Sí. Puedes mantener los números actuales de cada local o unificarlos bajo un número central con un menú que dirija al local correcto. Si un cliente llama para reservar en el local de Gracia y hay saturación de líneas, la llamada puede redirigirse al coordinador de reservas sin que el cliente note nada. También puedes gestionar las estadísticas de llamadas de todos los locales desde un solo panel.

¿El equipo de sala necesita formación para usar la centralita?

No. El equipo trabaja exactamente igual que antes: cogen el teléfono cuando suena. Lo que cambia es lo que ocurre cuando no pueden cogerlo — y eso lo gestiona el sistema automáticamente según el protocolo que configuramos. Nadie tiene que aprender a usar ningún software nuevo ni cambiar su forma de trabajar.