Centraleta virtual per a despatx d’advocats: imatge, control i confidencialitat

El que passa quan un despatx no té protocol de trucades

Els despatxos d’advocats tenen un perfil de client exigent i amb alta càrrega emocional en molts casos. Qui truca té un problema legal urgent o un dubte que necessita resoldre’s aviat. Quan no troba resposta immediata:

• Truca a un altre despatx.
• Perd confiança en l’organització de l’equip.
• O deixa un missatge que ningú revisa a temps.

I el despatx, per la seva banda, no sap quantes consultes potencials es van perdre aquella setmana per manca de protocol.

Què aporta una centraleta virtual a un despatx d’advocats

Imatge professional des del primer to

«Benvingut al Despatx [nom]. Per a civil i família, premeu 1. Per a mercantil, premeu 2. Per a urgències, premeu 3.» La trucada arriba ja qualificada a l’advocat correcte. Sense transferències manuals ni confusió.

Confidencialitat garantida

El número personal de l’advocat mai apareix a l’identificador del client. Tota comunicació es canalitza a través del número del despatx. La separació entre vida professional i personal queda protegida.

Gravació de trucades amb control d’accés

Les converses amb clients queden gravades i emmagatzemades amb accés restringit. Útil per verificar el que s’ha acordat en una trucada, per a formació de l’equip o com a suport documental en casos complexos.

Desviament fora d’horari sense perdre clients

Fora de l’horari d’atenció, la trucada pot derivar-se a un missatge de veu personalitzat amb instruccions clares, o a un servei de guàrdia si el despatx ho requereix. El client sempre rep una resposta, encara que sigui diferida.

Un número únic per a totes les seus o professionals

Si tens socis en diferents ubicacions o col·laboradors externs, tots operen sota el mateix número de despatx. Per al client, l’organització és impecable.

Sense infraestructura, sense instal·lacions, sense complicacions

Una centraleta virtual no requereix maquinari, no requereix tècnics i no requereix formació especialitzada. L’equip treballa des dels seus dispositius habituals. Nosaltres configurem el protocol complet.

I si el despatx creix — més socis, més especialitats, segona seu — la centraleta s’adapta sense costos d’ampliació complexos.

Preguntes freqüents sobre centraleta virtual per a despatxos d’advocats

La gravació de trucades amb clients és legal en un despatx d’advocats?

Sí, amb els requisits correctes. El sistema inclou un avís automàtic a l’inici de cada trucada informant l’interlocutor que la conversa pot ser gravada. Això compleix amb l’RGPD i amb la normativa de protecció de dades. Les gravacions s’emmagatzemen amb accés restringit — només les persones que tu autoritzis hi poden accedir. En un context jurídic, aquest registre pot ser valuós: no com a vigilància, sinó com a suport documental del que s’ha acordat verbalment amb un client.

Com es gestiona una trucada urgent fora de l’horari del despatx?

Depèn del que el despatx necessiti. Les opcions més habituals: desviament directe al mòbil de l’advocat de guàrdia, missatge de veu amb instruccions clares sobre com actuar en cas d’urgència real, o un número d’emergències específic que només s’activa en horari nocturn o festiu. El sistema distingeix entre horari laboral, fora d’horari i festius — cada franja pot tenir un protocol diferent. Un client que truca a les 23h per una detenció policial rep una resposta diferent a un que truca un dimarts a les 10h per demanar cita.

Pot cada advocat del despatx tenir la seva pròpia extensió sense publicar el seu mòbil personal?

Sí. Cada professional del despatx té una extensió interna. Els clients truquen sempre al número del despatx. El sistema encamina internament la trucada a l’advocat responsable del cas. Si aquell advocat és en una vista o no pot atendre, la trucada segueix el protocol definit: salta al següent disponible, va a secretaria o passa a bústia. El mòbil personal de l’advocat mai apareix a l’identificador del client.

Es pot configurar el despatx per àrees de pràctica perquè les trucades arribin a l’especialista correcte?

Sí. El menú de locució pot estructurar-se per àrees — dret civil, mercantil, laboral, penal, família — de manera que el client selecciona l’àrea abans que ningú despengi. L’advocat especialista rep la trucada ja qualificada. Si el despatx té un sol advocat que cobreix diverses àrees, el menú pot servir igualment per filtrar el tipus de consulta i preparar la conversa abans d’atendre.

Com afecta al secret professional el fet que les trucades passin per una plataforma externa?

Les trucades passen per infraestructura al núvol amb xifratge en trànsit i en repòs. Glofera no accedeix al contingut de les converses. El despatx és l’únic propietari de les dades i pot definir qui té accés a les gravacions, durant quant de temps s’emmagatzemen i sota quines condicions. Si el despatx opera sota normativa específica de col·legis d’advocats o té requeriments d’auditoria, ho revisem durant l’anàlisi inicial per assegurar-nos que la configuració compleix aquests requisits.

Què passa quan un soci o col·laborador extern deixa el despatx?

Els clients que aquell soci gestionava mai van tenir el seu número personal — sempre van trucar al número del despatx. Quan aquell professional marxa, les trucades de la seva cartera continuen arribant a l’empresa i es reassignen a l’advocat que assumeix aquests casos. Sense clients que queden a l’aire, sense converses que es perden en un mòbil que ja no pertany al despatx.