Centraleta virtual per a clínica dental: mai més una cita perduda

El problema no és la manca de personal. És la manca de protocol

Una clínica dental té pics de trucades molt marcats: primera hora del matí, migdia i just després de dinar. Són exactament els moments en què l’equip està més ocupat amb pacients.

Sense una centraleta virtual, el que passa és això:

• El telèfon sona a recepció. La recepcionista és amb un pacient.
• Ningú el respon. La trucada es perd sense registre.
• No hi ha manera de saber qui va trucar ni de retornar-li la trucada.
• El pacient truca a la següent clínica de la seva cerca.

No és culpa de ningú. És un problema estructural que una centraleta virtual resol sense complicar el dia a dia de l’equip.

Què canvia amb una centraleta virtual a la teva clínica

Cap trucada desapareix sense rastre

Amb Glofera Connect, cada trucada queda registrada: qui va trucar, a quina hora, quant de temps va estar sonant, si es va respondre o no. Encara que l’equip estigui amb un pacient, la trucada perduda no es perd de vista.

Desviament automàtic quan no hi ha ningú disponible

Si recepció no pot respondre, la trucada es desvia automàticament: al mòbil de la coordinadora, a un missatge de veu personalitzat amb la teva veu, o a una cua d’espera amb música. El pacient sap que l’atendran. No penja.

Locució professional des del primer to

«Benvingut a Clínica Dental [nom]. Si voleu demanar cita, premeu 1. Per a urgències, premeu 2.» Aquesta locució la configurem nosaltres amb el teu guió. La primera impressió que rep un pacient és professional, fins i tot fora d’horari.

Estadístiques de trucades per franja horària

Quantes trucades perds els dilluns al matí? A quina hora necessites més cobertura a recepció? Amb els informes de trucades de Glofera Connect, tens aquestes dades cada setmana. Deixes de gestionar per intuïció.

Un únic número per a tota la clínica

El pacient truca sempre al mateix número. Tu decideixes internament qui atén, en quin ordre i amb quin protocol. Si obres una segona seu, el número continua sent el mateix.

Com és el procés amb Glofera

No t’enviem a instal·lar res tu sol. Així funciona:

• Anàlisi gratuïta: revisem la teva situació actual — quantes línies tens, com gestioneu les trucades, quins pics de volum teniu — i et diem exactament quina configuració necessites.
• Configurem nosaltres: el protocol de trucades, les locucions, els desviaments i les extensions. Tu ens dones el guió, nosaltres l’implementem.
• El teu equip comença a fer-lo servir en dies: sense formació tècnica, sense canviar el número de telèfon, sense instal·lar maquinari.
• Suport continu: si alguna cosa canvia a la teva clínica — nou professional, canvi d’horari, segona seu — ho actualitzem amb tu.

El que diferencia Glofera d’altres proveïdors

La majoria de proveïdors de centraleta et donen accés a una plataforma i et diuen «configura-t’ho tu». Glofera no.

Som l’únic proveïdor que inclou consultoria gratuïta a cada implantació. Això significa que no només et donem l’eina — t’ajudem a definir el protocol de comunicacions que millor funciona per al teu tipus de clínica.

Si ja tens centraleta amb un altre proveïdor i no estàs content amb el servei, et fem una anàlisi del que tens i et diem sense compromís si té solució o si val la pena canviar.

Preguntes freqüents sobre centraletes per a clíniques dentals

Puc mantenir el número de telèfon que ja té la meva clínica?

Sí. La centraleta virtual funciona sobre el teu número actual. Els pacients continuen trucant al mateix número de sempre i no noten cap canvi. El procés de portabilitat el gestionem nosaltres.

Què passa amb les trucades que entren mentre estic operant un pacient?

Depèn de com configuris el protocol. Les opcions més habituals a clíniques: desviament al mòbil de la coordinadora, cua d’espera amb missatge personalitzat, o bústia de veu amb la teva pròpia veu que registra el número per retornar la trucada. Tu decideixes què passa en cada franja horària.

Es pot configurar un horari diferent per a festius o vacances?

Sí. Pots tenir tants horaris com necessitis: jornada normal, dissabtes, festius, agost, setmana santa. Cada franja activa un protocol diferent de forma automàtica. Si la clínica tanca dues setmanes a l’agost, el sistema ho sap i actua en conseqüència sense que ningú hagi de recordar-se d’activar-ho.

Quantes línies necessito per a una clínica amb tres cadires?

No hi ha una fórmula fixa, depèn del volum de trucades i de l’equip. El que fem a l’anàlisi inicial és revisar quantes trucades simultànies rebeu a les hores punta i dimensionar les línies a partir d’aquí. En la majoria de clíniques de tres cadires, entre dues i tres línies resol el problema sense sobredimensionar el cost.

La centraleta s’integra amb el programari de gestió de la clínica?

Depèn del programari. Amb les plataformes més habituals del sector (Gesden, Dentix, Clinic Cloud, iDental) hi ha opcions d’integració que permeten vincular trucades amb l’historial del pacient. Ho verifiquem durant l’anàlisi gratuïta abans de comprometre’t a res.

Què passa si marxa la llum o falla internet a la clínica?

En ser una centraleta al núvol, les trucades no depenen del que passi físicament al teu local. Si hi ha una tallada de llum, les trucades es continuen rebent i el sistema aplica el protocol configurat: desviament a mòbil, bústia, o l’opció que hagis triat. La clínica mai queda incomunicada.