Centralita virtual para clínica dental: nunca más una cita perdida

El problema no es la falta de personal. Es la falta de protocolo

Una clínica dental tiene picos de llamadas muy marcados: primera hora de la mañana, mediodía y justo después de comer. Son exactamente los momentos en que el equipo está más ocupado con pacientes.

Sin una centralita virtual, lo que ocurre es esto:

• El teléfono suena en recepción. La recepcionista está con un paciente.
• Nadie coge. La llamada se pierde sin registro.
• No hay forma de saber quién llamó ni de devolverle la llamada.
• El paciente llama a la siguiente clínica de su búsqueda.

No es culpa de nadie. Es un problema estructural que una centralita virtual resuelve sin complicar el día a día del equipo.

Qué cambia con una centralita virtual en tu clínica

Ninguna llamada desaparece sin rastro

Con Glofera Connect, cada llamada queda registrada: quién llamó, a qué hora, cuánto tiempo estuvo sonando, si se cogió o no. Aunque el equipo esté con un paciente, la llamada perdida no se pierde de vista.

Desvío automático cuando no hay nadie disponible

Si recepción no puede coger, la llamada se desvía automáticamente: al móvil de la coordinadora, a un mensaje de voz personalizado con tu voz, o a una cola de espera con música. El paciente sabe que le van a atender. No cuelga.

Locución profesional desde el primer tono

«Bienvenido a Clínica Dental [nombre]. Si desea pedir cita, pulse 1. Para urgencias, pulse 2.» Esta locución la configuramos nosotros con tu guión. La primera impresión que recibe un paciente es profesional, incluso fuera de horario.

Estadísticas de llamadas por franja horaria

¿Cuántas llamadas pierdes los lunes por la mañana? ¿A qué hora necesitas más cobertura en recepción? Con los informes de llamadas de Glofera Connect, tienes esos datos cada semana. Dejas de gestionar por intuición.

Un solo número para toda la clínica

El paciente llama siempre al mismo número. Tú decides internamente quién atiende, en qué orden y con qué protocolo. Si abres una segunda sede, el número sigue siendo el mismo.

Cómo es el proceso con Glofera

No te mandamos a instalar nada tú solo. Así funciona:

• Análisis gratuito: revisamos tu situación actual — cuántas líneas tienes, cómo gestionáis las llamadas, qué picos de volumen tenéis — y te decimos exactamente qué configuración necesitas.
• Configuramos nosotros: el protocolo de llamadas, las locuciones, los desvíos y las extensiones. Tú nos das el guión, nosotros lo implementamos.
• Tu equipo empieza a usarlo en días: sin formación técnica, sin cambiar el número de teléfono, sin instalar hardware.
• Soporte continuo: si algo cambia en tu clínica — nuevo profesional, cambio de horario, segunda sede — lo actualizamos contigo.

Lo que diferencia a Glofera de otros proveedores

La mayoría de proveedores de centralita te dan acceso a una plataforma y te dicen «configúralo tú». Glofera no.

Somos el único proveedor que incluye consultoría gratuita en cada implantación. Eso significa que no solo te damos la herramienta — te ayudamos a definir el protocolo de comunicaciones que mejor funciona para tu tipo de clínica.

Si ya tienes centralita con otro proveedor y no estás contento con el servicio, te hacemos un análisis de lo que tienes y te decimos sin compromiso si tiene solución o si merece la pena cambiarse.

Preguntas frecuentes sobre centralitas para clínicas dentales

¿Puedo mantener el número de teléfono que ya tiene mi clínica?

Sí. La centralita virtual funciona sobre tu número actual. Los pacientes siguen llamando al mismo número de siempre y no notan ningún cambio. El proceso de portabilidad lo gestionamos nosotros.

¿Qué pasa con las llamadas que entran mientras estoy operando a un paciente?

Depende de cómo configures el protocolo. Las opciones más habituales en clínicas: desvío al móvil de la coordinadora, cola de espera con mensaje personalizado, o buzón de voz con tu propia voz que registra el número para devolver la llamada. Tú decides qué ocurre en cada franja horaria.

¿Se puede configurar un horario diferente para festivos o vacaciones?

Sí. Puedes tener tantos horarios como necesites: jornada normal, sábados, festivos, agosto, semana santa. Cada franja activa un protocolo distinto de forma automática. Si la clínica cierra dos semanas en agosto, el sistema lo sabe y actúa en consecuencia sin que nadie tenga que acordarse de activarlo.

¿Cuántas líneas necesito para una clínica con tres sillones?

No hay una fórmula fija, depende del volumen de llamadas y del equipo. Lo que hacemos en el análisis inicial es revisar cuántas llamadas simultáneas recibes en las horas punta y dimensionar las líneas a partir de ahí. En la mayoría de clínicas de tres sillones, entre dos y tres líneas resuelve el problema sin sobredimensionar el coste.

¿La centralita se integra con el software de gestión de la clínica?

Depende del software. Con las plataformas más habituales del sector (Gesden, Dentix, Clinic Cloud, iDental) hay opciones de integración que permiten vincular llamadas con el historial del paciente. Lo verificamos durante el análisis gratuito antes de comprometerte a nada.

¿Qué ocurre si se va la luz o falla internet en la clínica?

Al ser una centralita en la nube, las llamadas no dependen de lo que ocurra físicamente en tu local. Si hay un corte de luz, las llamadas se siguen recibiendo y el sistema aplica el protocolo configurado: desvío a móvil, buzón, o la opción que hayas elegido. La clínica nunca queda incomunicada.